Äntligen - allt på ett ställe!
All information om byråns kunder och arbetsprocesser samlas på ett ställe och du får på så sätt en tydlig överblick. Checklistor med arbetsuppgifter bevakas och påminnelser skickas till den som är ansvarig. Flaskhalsarna försvinner när alla kan jobba mer självständigt.
Alltid tillgängligt
Ingen installation krävs – allt du behöver är en webbläsare. Sedan använder du de moduler du behöver för en blygsam månadskostnad.
Flexibelt och fristående
Verktyget är helt fristående men samarbetar med dina befintliga program.
Office Caddie utvecklas i nära samarbete med flera redovisningsbyråer. För att uppfylla allt vi drömmer om att kunna göra
Jobba smartare. Boka tid för demo!
Boka Demo
Ett heltäckande byråstöd
Office Caddie är uppbyggt med moduler som samverkar med din verksamhet för att låta dig samla all information på samma plats.
Planera tid och resurser
Med verktyget för tidsplanering får du kontroll över tidsåtgång och ekonomi per uppdrag, anställd och för verksamheten totalt. Du ser tydligt vilken beläggning byrån har per månad, per anställd samt per uppdrag. Med all information om kunduppdraget på ett ställe är det också lätt att bedöma behovet av extra resurser och omfördela uppdrag för en jämnare arbetsbetalstning.
Checklistor och påminnelser
Aldrig mer en missad deadline för skattedeklarationer, löner eller bokslut. Systemet går igenom alla checklistor varje natt och meddelar den som är ansvarig för respektive uppgift vad som återstår att göra. Office Caddie bevakar också vilka fullmakter som finns och vilka uppdragsavtal som bör förnyas.
Självklart är alla påminnelser konfigurerbara – du väljer själv vad du vill ha uppföljning på och hur ofta påminnelserna ska skickas.
Kontaktinformation
All information ni behöver om kunder, leverantörer och andra intressenter läggs in i programmet. Varje kontaktperson kopplas sedan till de kunder de arbetar hos. Hela byrån har på så sätt snabb tillgång till korrekta uppgifter för alla kunder och kontaktpersoner.
Anställda
I Office Caddie finns alla uppgifter ni behöver om personalen. Kontaktuppgifter, ansvarsområden, arbetstider, fullmakter och uppgifter om anhöriga. Du ser också vilka kunder en medarbetare ansvarar för, vilka fullmakter som finns uttagna och mycket mer.
Säkra kvaliteten
Du kan genomföra internrevisioner på kunduppdrag med byrådefinierade frågeuppsättningar samt hantera byråns interna rutinbeskrivningar så att de enkelt nås av alla medarbetare. I checklistor för bokslut och deklaration finns information om vem som har upprättat och vem som har kontrollerat arbetet.
Funktioner för regelefterlevnad
Rex
Kundlistor håller ordning på vilka som är ansvariga för uppdraget och vem som ansvarar för respektive process. I logglistan registrerar du muntlig kommunikation. Office Caddie hjälper till med kontroll över fullmakter, upprättade avtal och även uppföljning av årtal för nyteckning. I Office Caddie kan ni också registrera byråns interna rutinbeskrivningar. Dokumentationen i checklistorna gör det även lätt att följa kontrollen av annans arbete.
ISQC1
Office Caddie hanterar internrevisioner och uppföljning av uppdrag per anställd. Systemet ger alla i personalen tillgång till övergripande information om respektive kunduppdrag. Office Caddie visar också tydligt vilka redovisningskonsulter och revisorer som är kopplade till respektive uppdrag. Du får också ett effektivt verktyg för tidsregistrering, tidsbudgetering och uppföljning. Logglista på byrånivå finns för informationshantering till anställda.
ISO-9001
Office Caddie hanterar ISO-krav såsom versionshantering av dokument och förbättringsrapportering. Du hanterar effektivt dina kvalitetspåverkande leverantörer med kontaktinformation och logglista för kontakt och utvärdering.
Jobba smartare.
Som byråledare har jag hela tiden koll över hur byråns uppdrag löper. Mitt arbete blir lugnare och mer fritt från överraskningar. Med resursplanering får jag stöd i att arbetsbelastningen på byrån ligger på rätt nivå.
För mig som är jurist i botten har dokumentation alltid varit mycket viktigt. I ett skarpt läge gäller det att kunna visa vad som sagts och gjorts. OCs logg för löpande noteringar gör att motståndet mot att dokumentera försvinner.
I OC finns även en logg för dokumentation av intern kommunikation! Ovärderligt i vår kompetensutveckling.
För oss har Caddie både sparat tid och ökat tryggheten. Ett planerings- och avstämningsverktyg med automatiska påminnelsemail som effektiviserar vardagen för alla byråledare.
Dessutom ett antal smarta funktioner som ger stöd och underlättar för oss uppfylla kraven i Reko. Dessutom utvecklas Caddie hela tiden och man lyssnar verkligen på oss användare.
